Kalendorius
Kalendoriai yra skirti aprašyti tam tikros darbuotojų grupės darbo grafikui. Juose atsispindi kiekvieno mėnesio darbo, poilsio ir šventinės dienos, darbo dienos trukmė. Kalendorių turi būti tiek, keliais skirtingais darbo grafikais dirba įmonės darbuotojai.
Kalendorius apibrėžia, kiek dienų ir valandų darbuotojas turi išdirbti per mėnesį.
Rivilės programoje sisteminis kalendorius yra užpildomas automatiškai. Jo kodas nurodomas parametruose - parametre "Algos sisteminis kalendorius". Jis atitinka valstybės patvirtintą kalendorių. Visus kitus kalendorius vartotojas susikuria pagal poreikį.
Sisteminis kalendorius
Naujai sukurtoje duomenų bazėje yra sukurtas sisteminis kalendorius. Jis atitinka valstybės patvirtintą kalendorių ir naudojamas 5 darbo dienų, 40 valandų darbo savaitei aprašyti.
Servisas -> Alga -> Kalendorius
Kiekvienais metais Rivilė paruošia Sisteminio kalendoriaus reikšmes.
Sisteminio kalendoriaus reikšmes reikia suimportuoti pradedant dirbti su algos moduliu ir kiekvienų metų pabaigoje, kai jau yra paruoštas ateinančių metų kalendorius.
Importas atliekamas kalendorių sąraše.
Dešiniu pelės klavišu paspaudžiamas mygtukas "Importas", išsiskleidusiame meniu pasirenkamas "WEB importas".
Suimportuojami visi naujai atsiradę metų mėnesiai.
Suimportuota informacija matoma pakoregavus sisteminį kalendorių, skiltyje "kuriame" pasirinkus "visus" ir nuskaičius informaciją.
Kalendorius
Kai įmonėje darbuotojai dirba ir pagal kitokius darbo grafikus, nei aprašyta sisteminiame kalendoriuje, kuriami papildomi kalendoriai. Jų gali būti tiek, kiek skirtingų darbo grafikų įmonė naudoja.
Kalendorių sąraše kuriamas naujas įrašas.
Laikas kalendoriuose gali būti pildomas tiek dešimtainėje, tiek šešiasdešimtainėje (val.min.), sistemoje. Tai nurodoma kalendoriaus aprašymo pradžioje laukelyje "Frakcija".
Labai svarbu teisingai nurodyti frakciją, nes vėliau jos nebus galima keisti.
Toliau kiekvienam mėnesiui kuriama nauja detali eilutė ir užpildoma to mėnesio reikšmėmis.
Laukelyje "Dienos trukmė" nurodoma standartinė to mėnesio darbo dienos trukmė.
Toliau aprašomos visos dienos. Mėnesio dienos yra sudėliotos stulpeliais pagal savaitės dienas. Jeigu, pavyzdžiui, visus šeštadienius reikia užpildyti vienodai (pvz.: "nedirbo”), tai užtenka atsistojus su pele ant dienos raidės (šiuo atveju - raidės "Š") dukart ją spustelti, ir atsivers tabelio dienų pasirinkimo langas. Pasirinkta reikšme bus užpildytos visos vertikaliai stulpelyje esančios dienos.
Tokiu būdu užpildomos visos savaitės dienos. Esant reikalui, dienos reikšmę galima pakoreguoti. Pvz.: jei šeštadienis sutapo su švenčių diena, vietoje "P" pasirenkama "S". Nauja reikšmė parenkama atsistojus su pele ant konkrečios mėnesio dienos ir dukart ją spustelėjus.
Užpildžius kalendoriaus dienų lentelę, pildoma dešinėje lango pusėje apačioje esanti valandų lentelė.
Lentelėje kuriamas naujas įrašas. Iš valandų sąrašo pasirenkamos valandos kodas, pvz.: "Faktiškai dirbtas laikas" (kodas 1).
Pildomas laukas "Dienos trukmė". Jeigu valandų aprašyme yra uždėtas požymis "Užpildyti pagal nutylėjimą", tai, nieko nenurodžius, bus priskiriama standartinė to mėnesio dienos trukmė. Jei neuždėtas – įrašomas valandų kiekis, priešingu atveju – įkrenta nulinė reikšmė.
Kartais kalendoriuje išvardinami valandų kodai vien tik tam, kad jie automatiškai įkristų į tabelį (pvz., darbas naktį, darbas poilsio dieną, budėjimai ir pan. ) Tada kalendoriuje jiems priskiriamas nulinis valandų kiekis, o realus valandų kiekis pildomas tabelyje.
Jeigu valandų reikšmes reikia pakoreguoti, tai surandama diena, kurią reikia pakoreguoti, ir žymeklis pastatomas ant tos dienos laukelio. Tada dešinėje pusėje matomos būtent tos dienos valandos. Atsistojama ant konkrečių valandų kiekio ir įrašoma nauja jo reikšmė.
Prieššventinės dienos dažnai trumpinamos 1 val. Žymeklis pastatomas ant trumpinamos dienos "D" žymėjimo, tabelio valandų lentelėje prie "Faktiškai dirbto laiko" įvedama reikiama darbo dienos trukmė (sutrumpinta viena valanda), spaudžiamas mygtukas "ENTER".
Atlikus visas korekcijas, reikia naujai perskaičiuoti bendras mėnesio valandas. Žymeklis pastatomas lauke "Aprašymas" ir spaudžiamas mygtukas "Sumuoti laiką".
Pildant darbo laiko apskaitos žiniaraštį (tabelį), informacija iš kalendoriaus į jį bus perkeliama pagal nutylėjimą.
Jeigu įmonė naudoja savo susikurtus kalendorius, kiekvienais metais analogiškai aprašomi visi mėnesiai.
Darbo palengvinimui galima naudoti funkciją "Įvedant naują kopijuoti". Jeigu naujas įrašas kuriamas, kai uždėta ši funkcija, reikia laikytis toliau išvardintos veiksmų sekos.
Veiksmų seka turi būti tokia:
- stovint ant jau aprašyto mėnesio, spaudžiamas mygtukas "Naujas",
- įvedamas naujas mėnuo ir spaudžiamas mygtukas "Enter" – dienos užsipildys automatiškai,
- nepradėjus atlikinėti jokių korekcijų, iškart valandų dalyje spaudžiamas mygtukas "Naujas" – užsipildo valandų reikšmės,
- toliau atliekamos visos reikalingos korekcijos,
- persumuojamas laikas,
- įrašas išsaugomas.