Darbo laiko apskaitos žiniaraštis (tabelis)

Priklausomai nuo darbo specifikos, darbo laiko apskaitos žiniaraštis (tabelis) pildomas kiekvieną dieną, mėnesio eigoje, kai reikia atlikti kokius nors paskaičiavimus, arba mėnesio pabaigoje.

Tabelis formuojamas pagal padalinius. Formuojant naują tabelį, galima pasirinkti, ar tabeliai bus formuojami visiems padaliniams, ar vienam konkrečiam padaliniui. Jei tabelis formuojamas vienam padaliniui, jis parenkamas lauke "Padalinys". Jeigu tabelis formuojamas visiems padaliniams, vietoje "Padalinys" pasirenkama "Visi".

Tabelis užpildomas ta informacija, kokia buvo aprašyta kalendoriuose.

Tabelį galima formuoti visai tuščią ir po to jame viską suvesti. Tokiu atveju uždedamas požymis "Formuoti tuščią tabelį".

Jeigu buvo suformuotas užpildytas tabelis, ir darbuotojai dirbo tiksliai taip, kaip aprašyta jiems priskirtuose kalendoriuose, tai jokių pakeitimų tabelyje daryti nereikia. Jeigu ne – reikia nurodyti, kokie buvo tabelio dienų ir valandų pasikeitimai.

Pirmiausia tabelio dienų pakeitimai importuojami iš algos dokumentų.

Jeigu iš algos dokumentų reikia įkelti tik vieno konkretaus darbuotojo informaciją, tai žymeklis dedamas ant to darbuotojo pavardės, ir spaudžiamas mygtukas "Papildyti iš algos dokumentų", esantis apačioje virš tabelio valandų lentelės šalia to darbuotojo vardo ir pavardės.

Jeigu iš algos dokumentų reikia įkelti visų darbuotojų informaciją, tai spaudžiamas mygtukas "Papildyti iš algos dokumentų visiems", esantis viršuje virš darbuotojų sąrašo.

Toliau - suvedami visi kiti pakeitimai.

Su žymekliu stovint ant konkrečios dienos, ekrano apačioje matomos tą dieną atitinkančios valandos, o stovint ant darbuotojo pavardės – viso mėnesio valandų suma.

Pakeitimai įrašomi, atsistojus su žymekliu ant konkrečios tabelio dienos. Jeigu keitėsi dienos tipas, tai galima paprasčiausiai įrašyti kitą dienos raidę ("D", "P", "A", "L" ir pan.). Jeigu keitėsi valandos, tai naujas valandų kiekis įrašomas tabelio lango apačioje laukelyje "Tabelio valandos".

Gali būti taip, kad kuriam nors darbuotojui atsiranda nauja valandų rūšis. Ji įvedama tame pačiame langelyje "Tabelio valandos". Spaudžiamas mygtukas "Naujas" ir iš valandų sąrašo pasirenkamas reikalingas valandų kodas. Po to suvedamos konkrečios tų valandų reikšmės.

Suvedus visus pakeitimus perskaičiuojamas bendras valandų laikas už mėnesį.

Jeigu reikia persumuoti tik vieno darbuotojo valandas, tai žymeklis dedamas ant to darbuotojo pavardės, ir spaudžiamas mygtukas "Sumuoti laiką", esantis apačioje virš tabelio valandų lentelės, šalia to darbuotojo vardo ir pavardės.

Jei reikia persumuoti visų darbuotojų valandas, tai spaudžiamas mygtukas "Sumuoti laiką visiems", esantis viršuje virš darbuotojų sąrašo.

Supaprastintas tabelio pildymas.

Supaprastintas tabelio pildymas galimas, kai tabelis bus reikalingas tik atlyginimų paskaičiavimui, bet nebus spausdinamas. Tokiu atveju nereikia tiksliai nurodyti, kurią konkrečią mėnesio dieną buvo naktinis darbas, darbas švenčių dieną ar papildomas budėjimas. Užtenka nurodyti, kiek iš viso buvo tokių valandų. Tokiu atveju veiksmų seka yra tokia:

1. Suformuojamas tabelis.

2. Paspaudus mygtuką "Papildyti iš algos dokumentų visiems", užpildoma informacija iš algos dokumentų.

3. Jeigu reikia, įvedami ir kiti tabelio dienų pakeitimai.

4. Paspaudus mygtuką "Sumuoti laiką visiems", persumuojamos visos tabelio valandos.

5. Stovint ant darbuotojo pavardės, prie tabelio valandų matomi bendri to darbuotojo valandų kiekiai už mėnesį. Kiekvienam darbuotojui galima pakoreguoti ten paskaičiuotas valandas arba įvesti naujas. Taip gali būti suvestos per mėnesį išdirbtos naktinės valandos, dirbtos valandos švenčių ir poilsio dienomis, budėjimai ir pan. Vedamas bendras valandų kiekis už mėnesį.

   Jeigu kuriam nors darbuotojui reikia įvesti valandas, kurių tabelyje visai nėra, tai reikia pasipildyti to darbuotojo tabelio valandų sąrašą. Spaudžiamas mygtukas "Naujas" ir iš valandų sąrašo pasirenkamas reikalingas valandų kodas. Po to įvedama konkreti tų valandų reikšmė.

   Sumiškai suvedus valandas, jokiu būdu nebegalima spausti mygtuko "Sumuoti laiką". Paspaudus dings suvesta informacija.

Tabelio spausdinimas.

Užpildytas tabelis gali būti spausdinamas arba kiekvienam padaliniui atskirai, arba bendrai visiems įmonės padaliniams. Tabelis kiekvienam padaliniui atskirai spausdinamas tabelio koregavimo lange.

Tabelių sąraše galima atspausdinti visų nuskaitytų padalinių tabelius.